内容証明郵便

内容証明郵便とは

  • どんな内容の手紙を、いつ誰に出したかということを郵便局で証明してくれる手紙です。
  • 同じ文書を3通用意して郵便局に差し出します。用意した3通の内1通は相手方、1通は差出人控え、1通は郵便局控えになります。
  • すべての郵便局で内容証明郵便を取り扱っているわけではないので、あらかじめ確認が必要です。

内容証明の使い方

  • 契約を解除するとき
    • 契約を解除するには、口頭で「契約を解除します」と言っても、その旨を書いた文書を普通郵便で送っても有効です。
      ただし相手方に「そんなことは言っていない」「そんな郵便は届いていない」と言われれば、証拠が残りません。
      契約解除の通知書は必ず内容証明郵便で行い、その通知書を証拠として保管しておきましょう。
  • 債権を回収したいとき
    • 請求書を出したり電話や直接会って交渉しても支払ってもらえない場合、内容証明郵便は有効です。
      それまで何も言ってこなかった相手方から連絡がくることがかなりあります。
      連絡があったら相手の支払える条件を聞き出し、それを文書にし相手方にサインをさせることで証拠を残したり、時効を中断することにもなります。
  • 債権を譲渡するとき
    • 債権譲渡の契約をしただけでは、譲受人は債務者から支払いを受けることができません。
      債権譲渡の契約をしたら、譲渡人が債務者あてに「債権を譲渡した」という通知書内容証明郵便で送るようにしましょう。
  • 内容証明の日付の証明は差出日の証明です。いつ相手方に到達したかを証明するには、配達証明をつけなければなりません。

内容証明の書き方

  • タイトル
    • 「請求書」「通知書」「回答書」など何でも構いません。
      書かなくても良いのですが、迷った時は「通知書」としておけば問題ないでしょう。
  • 2枚以上になったとき
    • 内容証明郵便には枚数に制限がないので、2枚以上になったときはホッチキスなどで綴じて、そのつなぎ目に差出人の押印が必要になります。
  • 差出人、受取人
    • 文書の最初か最後に差出人の住所氏名受取人の住所氏名を書かなければなりません。
      差出人の名前の下(横書きの場合は名前の右)に押印をしておきましょう。
  • 形式
    • 縦書き横書きどちらでも構いません。
      • 縦書きの場合  1行20文字以内、1枚26行以内
      • 横書きの場合  ①1行20文字以内、1枚26行以内
        ②1行13文字以内、1枚40行以内
        ③1行26文字以内、1枚20行以内

内容証明郵便には、相手方にどんな手紙をいつ出したかを証明できるというほかに、相手方に心理的圧迫を与えるという効果があります。したがって、どういうときにどんな内容の内容証明郵便を出すかはとても重要です。迷われたときはお問い合わせください。